En af de allerstørste tidsbesparelse, jeg har opnået, stammer fra beslutningen om at indrette kontor hjemme. Udover en beparelse på 60.000 i årlig husleje, sparer jeg hver dag to gange 45 minutter til transport. Det svarer til 50 effektive arbejdsdage årligt.
Ved succes forstår jeg, at man når sine mål. Mål man selv har defineret. Du bestemmer derfor selv, om du har succes.
Så fik vi lige det sat på plads.
Jeg river altid et par dage ud af kalenderen i december for at tage et helikopterperspektiv på mine resultater, mål, prioriteter, adfærd og aktiviteter. Til det formål har jeg en proces med 9 trin og fire værktøjer. Værktøjerne er:
- Et mindmap
- Mit regnskab
- Min forretningsmodel
- Min kalender
Alle observationer, konklusioner og beslutninger dokumenterer jeg i et mindmap. Det muliggør, at jeg kan have overblikket over både den bagudrettede analyse, den fremadsrettede vurdering og den tilhørende plan på én enkelt side.
Jeg benytter programmet MindManager fra firmaet Mindjet, men der er mange andre alternativer, der kan stort set det samme.
Trin 1: Nuværende mål og resultater
Før man kigger fremad, er det en god ide at kigge bagud.
Hvilke mål satte jeg mig sidste gang, jeg var en tur i helikopteren (det var jeg i marts, juni og oktober 2018). Hvilke mål nåede jeg, og hvilke nåede jeg ikke? Hvorfor nåede jeg nogle men ikke andre? Kunne en ændret adfærd og en anden prioritering af aktiviterne have gjort en forskel?
Der er forhold i omgivelserne, som vi ikke har styr på, og som påvirker resultaterne. Men sjovt nok tilskriver man altid sin egen genialitet de mål, man nåede, mens man bruger ændringer i omgivelserne til at forklare afvigelserne fra de mål, man ikke nåede. Tager man fejl (og det gør man hele livet igennem), og påtager man sig ansvaret for dem, så kan man lære at blive bedre til at bedømme sine omgivelser og skønne, hvordan de vil udvikle sig. Det er kun de fejl, man selv tager ansvaret for, som man kan lære af. Derfor er det en god idé at påtage sig ansvaret for alle fejl. Man bliver bedre til at sætte mål og til at gribe ind tidligere, når man konstatere at retningen er forkert, og omstændighederne er skiftet.
Retrospektivt var der mål jeg nåede i 2018, og der var mål jeg ikke nåede. Efter analysen ved jeg mere om, hvor jeg for alvor tog fejl og hvor jeg var spot on.
Trin 2: Nye mål
Med resultatanalysen i frisk erindring går jeg over til at formulere mine mål for 2019. Mange års øvelse har lært mig, at målene skal være SMARTe. Det vil sige Specifikke, Målbare, Avancerede (normalt står A for Accepterede, hvilket gælder for mål, man formulerer for andre, men i mit tilfælde bruger jeg A’et til at skubbe mig frem til at præstere noget, jeg ikke har gjort før), Realistiske (den er svær, men med øvelse bliver man bedre til at sætte overliggeren højt, men ikke alt for højt) og Tidssatte (hvornår skal målet været nået, og hvordan kan jeg løbende følge op på, at jeg er på rette spor?).
Mål er ikke kun økonomiske mål. Langt fra. For mit eget vedkommende overhovedet ikke. For eksempel har jeg har et mål om at udgive 2 bøger i 2019 (der er to separate mål). Omkostningerne og tidsforbruget til research, skrivning, redaktion, produktion og markedsføring kan jeg ret nemt estimere. Men at gætte på, hvor mange eksemplarer de vil sælge, er helt umuligt. At gætte på hvor mange foredrag og workshops, de vil kaste af sig, er også helt umuligt. Så det bruger jeg ikke et eneste minut på. Jeg skal blot sørge for, at jeg allerede har økonomi til at dække de samlede omkostninger til at få de to bøger på gaden. I december 2019 vil jeg kunne erfare, hvordan markedet har taget imod bøgerne og bedre kunne vurdere, hvad de vil indbringe i 2020.
For 2019 har jeg sammenlagt formuleret 8 forretningsmæssige mål og 5 personlige mål. Dem skriver jeg ind i mit mindmap.
Trin 3: Forretningsmodellen
Jeg bruger Alexander Osterwalder business model framework, så efter at have kigget bagud og fremad, tager jeg mit business model canvas (det er også et mindmap) frem og tjekker, om der skal justeres noget. Det skal der altid.
Først tager jeg en hurtig tur gennem The Business Model Environment (de fire områder, der omkranser modellen). Er der forhold i omgivelserne, der vil påvirke mig i 2019? Er der forhold, der udgør en trussel? Er der forhold, der åbner nye muligheder?
Hold da fast hvor er den analyse altid givende. Måske fordi jeg (næsten) udelukkende arbejder med IT-virksomheder, hvor udviklingen foregår med lynet hast.
Overordnet set er udviklingen i mine omgivelser meget befordrende for den type virksomhed, jeg driver. Truslerne er få og mulighederne nærmest ubegrænsede. Tag blot mine bøger, der sælger verden over. Udviklingen i IT-teknologien gør produktion og distribution stadig billigere. Det bliver nemmere og nemmere at finde kvalificerede freelance ressourser til de opgaver, jeg ikke selv kan påtage mig (redaktion, korrekturlæsning, illustrationer og ombrydning). Modsvarende bliver den løbende markedsføring sværere, fordi støjniveauet stiger, og de sociale medier ændrer deres algoritmer for at besværliggøre organisk deling (deres forretningsmodel er at tjene penge på, at jeg kommunikerer med mit netværk). Til gengæld lønner de mange år, jeg har blogget om mine kerneemner, sig. En stigende mængde trafik kommer fra organisk søgning, ligesom jeg løbende får forbedret mine connections på LinkedIn, Twitter og Facebook, så de passer bedre med min primære målgruppe, der har været den samme i de seneste 15 år.
For femten år siden var mit hovedprodukt konsulentbistand. I dag er det (1) forfattervirksomhed, (2) foredrag og (3) workshops. Det har betydet løbende justeringer i min forretningsmodel og krævet, at jeg lærte nye discipliner og knyttede nye partnerskaber. For 2019 indebærer mine vigtigste mål, at jeg kun kan afsætte meget få dage til konsulentbistand, så jeg har besluttet, hvilke typer opgaver jeg vil påtage mig, samt nøje beskrevet hvilke betingelser jeg kan tilbyde. Denne forhåndsanalyse gør det både nemmere og hurtigere at respondere på henvendelser.
Jeg vedligeholder og dokumenterer min forretningsmodel i et separat mindmap, som jeg linker til fra min 2019 plan. Du kan også bruge Strategyzer, som er Alexander Osterwalders værktøj.
Trin 4: Hvad skal der gøres mere af, og hvad skal der gøres mindre af?
Som det også fremgår af Alexander Osterwalders business model framework, så er det aktiviteter, der fører til resultater. At lære hvordan de relationer ser ud og virker, er nøglen til al succes. Med mine mål og KPI’er defineret, kan jeg nu overveje hvilke aktiviteter, der skal sikre, at mine ambitioner for 2019 indfries. Jeg har lært, at tre simple spørgsmål kan hjælpe med processen:
- Hvad skal jeg holde op med?
- Hvad skal jeg gøre mere af (herunder nye aktiviteter)?
- Hvad
skal mindre af
Der er nogle aktiviteter, der er mere resultatnære end andre.
Et af mine mål er som sagt at skrive to bøger i 2019. Den ene er jeg i fuld gang med, og jeg ved præcis hvilke aktiviteter, der skal sikre, at den kan udkomme på en bestemt dato. Den anden er kun på idéstadiet, men jeg har skrevet bøger nok til at vide, hvad der skal til for at få den udgivet i 2019. På dette område er der meget tæt sammenhæng mellem aktiviteter og mål, også fordi jeg i det store hele har fuld kontrol over processen.
Jeg har også et mål om at skulle afsætte et vis antal eksemplarer af de bøger, jeg allerede har skrevet. Her er relationen mellem aktiviteter og målopfyldelse langt vanskeligere at bestemme. Set i bakspejlet er det noget nær umuligt at aflæse, hvad der fører til køb af mine bøger. Jeg har nogle idéer om, hvordan relationen virker, og hvilke aktiviteter der bedst stimulerer AIDA processsen (Awareness -> Interest -> Desire -> Action). I 2019 vil jeg teste nogle nye idéer, jeg har til at nå det mål.
Trin 5: Gøre selv eller outsource?
En af de helt store fordele ved at drive en lille butik som min er, at jeg er helt tæt på de aktiviteter, der påvirker målopfyldelsen. Men der er aktiviteter, som jeg ikke kan udføre, og så er der dem, jeg ikke gider udføre.
I mine mange år som selvstændig har jeg opbygget et netværk af dygtige freelancere, der hjælper med aktiviteter, jeg har besluttet ikke selv at udføre. Det er webdesign og vedligeholdelse, redaktion af bøger og andre publikationer, korrekturlæsning, grafisk arbejde herunder opsætning af publikationer og kommunikation med præliminære kundeemner.
Tidligere outsourcede jeg også regnskab, men med udviklingen i IT-værktøjer til automatisering af bogholderiet, er tidsforbruget nedbragt til at par timer om måneden. Desuden er det er en aktivitet, jeg synes er sjov. På den måde er regnskabet altid up-to-date, og jeg har det fulde overblik.
Trin 6: Kalenderen
Nu kommer det svære.
Aktiviteter tager tid, og tid er den mest demokratisk fordelte ressource vi har. 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen til os alle sammen. Alting tager tid, og tid er den absolut knappeste ressource, jeg har. Hvis du kan lære at bruge din tid på at nå dine mål (som du selv har sat), vil du kunne udføre mirakler. Min erfaring er, at det ikke nytter blot at tælle timer. Gør man det, vil man overvurdere, hvor meget tid man faktisk har til rådighed og undervurdere, hvor meget tid man bruger (eller spilder?) på aktiviteter, der har taget magten fra én. Det virker meget bedre at indsætte tidsblokke i kalenderen, for så tvinger du dig selv til:
- At forholde dig til præcist, hvilke aktiviteter du vil bruge din sparsomme tid på
- Hvilke mål aktiviterne er relateret til
- Hvor meget tid der skal afsættes
- Hvornår det skal finde sted
Selvom man blokerer tider i sin kalender, betyder det ikke, at de ikke kan flyttes rundt, men det er en sund læreproces, og det tvinger dig til at overveje, om du nu også vil flytte en aktivitet til fordel for en anden, hvor den oprindelige aktivitet så skal flyttes hen, og om du har under/overvurderet tidsforbruget til aktiviteter. Jeg har min kalender booket helt ud en måned frem, og hver mandag formiddag booker jeg en uge mere.
Fra mine mange år i business må jeg konstatere, at de fleste er fanget i dette spind:
- De overvurderer, hvor meget tid de har til rådighed
- De undervurderer, hvor langt tid ting tager (ting tager tid)
- De undervurderer, hvor lang tid omgivelserne er om at reagere på deres aktiviteter
Resultatet af denne “reality distortion” er, at de fleste planer ikke bliver gennemført til tiden, og at mål og budgetter ikke nås.
Kalenderøvelsen hjælper mig med at mindske afstanden mellem mine ambitioner og virkeligheden. På den måde har jeg nået mål, jeg ikke i min vildeste fantasi havde troet mulige blot nogle får år tidligere.
Trin 7: Værktøjer
Udover de aktiviteter, som jeg har outsourced til en række freelancere, så er mine aktiviteter tæt knyttet til min person. Hvis jeg ønsker at nå mere på kortere tid (og det gør jeg!), så må jeg udover at justere min adfærd også lære at bruge nye værktøjer.
Indenfor mit område er der sket ikke mindre end en revolution i udviklingen af værktøjer til forbedring af produktiviteten.
En af de allerstørste tidsbesparelse, jeg har opnået, stammer fra beslutningen om at indrette kontor hjemme. Tidligere havde jeg kontor i Hellerup og senere på Strandvejen i Klampenborg. Udover en beparelse på 60.000 i årlig husleje, sparer jeg hver dag to gange 45 minutter til transport. Det svarer til 50 effektive arbejdsdage årligt.
Et ligeså stor tidsbesparelse er opnået ved at være nærmest hysterisk nærig med fysiske møder. Hvis jeg skal ud af huset og holde et møde på blot en time, så går der nemt en halv dag med det. Fysiske møder er reserveret til aktiviteter med meget høj priotitet.
Heldigvis har teknologien overflødiggjort langt de fleste af den type møder, som jeg skal afholde. Et godt eksempel herpå er løsningen af en opgave for en stor amerikansk virksomhed, som jeg gennemførte op til jul. De ønskede at få et par friske øjne til at udføre et sundhedstjek på deres forhandleraktiviteter. Jeg gennemfører mange sundhedstjek på forskellige forretningsområder og har udviklet en proces, der ikke kræver, at vi mødes fysisk. Vi bruger i stedet webmøder, hvor vi deler skærme og diskutere de forhold, som vi har valgt at fokusere på. Opgaven for amerikanerne, der tog et par måneder, involverede personer, der fysisk befandt sig i Europa og i forskellige tidszoner i USA. Hvis møderne skulle have været fysiske, ville prisen for min deltagelse have været markant højere, min klients interne omkostninger ville have været meget højere og logistikken omkring projektet noget nær umulig.
Det er ikke alle møder, der kan erstattes af webmøder, og der går da også altid noget tabt, når man ikke sidder ansigt til ansigt. Men besparelsen i tid og penge gør, at det med en ændring i forberedelsen og mødestyringen, godt kan svare sig at omlægge mange fysiske møder til webmøder.
På samme måde anvender jeg web-baserede collaboration-værktøjer som Basecamp, Trello og Jive samt fildeling via OneDrive, GoogleDocs, Dropbox eller iCloud. Min første bog skrev jeg i Microsoft Word, mens alle bøger herefter er skrevet i Scrivener. Litteraturhenvisninger håndterer jeg i programmet Endnote. TextExpander og SaneBox sparer mig mange timer hver eneste uge.
Efterhånden som de fleste IT-værktøjer lanceres i cloud-baseret SaaS format tilbydes også faciliteter til samarbejde over nettet inde i selve applikationen.
Trin 8: Budgettet
Planlægningsprocessen foregår ikke lineært. Tværtimod cykler jeg frem og tilbage indtil hele planen er i balance. Det begynder nemlig altid med, at jeg vil meget mere, end hvad min tid tillader. Herudover dukker der også forhold op undervejs, der har betydning for situationsanalysen, og som så igen påvirker de efterfølgende trin.
Efter et par forløb op og ned gennem de første syv trin kommer der konsistens i modellen, og som sideprodukt får jeg budgettet for 2019.
Budgettet er i realiteten blot planens økonomiske repræsentation. Ved at vente med budgettet til sidst, opnår man en bedre dokumentation af forudsætningerne. Jeg har deltaget i mange business reviews, hvor vi skulle drøfte afvigelser fra budgettet, og hvor netop den manglende dokumentation af forudsætningerne gjorde diskusssionerne meningsløse.
Trin 9: Opfølgningen
Ingen planer overlever mødet med virkeligheden. Planer, der ligger i skuffen og sjældent ser dagens lys, kommer længere og længere væk. Jeg vil vove den påstand, at den primære hovedkilde til planers afvigelser er vores manglende evne til at få gjort det, vi satte os for. Dernæst at vi fejlvurderede hvilken effekt vores aktiviteter ville få på målopfyldelsen. På trejdepladsen kommer uforudsete ændringer i vores omgivelser, hvor vi også må tage ansvaret for at have skønnet forkert. Kun ved at følge op regelmæssigt (jeg følger op en gang om ugen) kan vi holde snuden i sporet, sikre at vi når de fleste af vores mål og lære af forløbet.
Hvor lang tid tager det?
Den beskrevne proces tager 2 dage i henholdsvis december og juni, en halv dag i marts og oktober samt en time hver uge. Hvis der sker større ting, afsætter jeg en ekstra halv dag til at få overvejet, revideret og dokumenteret en ny version af planen.
God fornøjelse og Godt Nytår.
Pingback: Planer holder aldrig, og skindet bedrager - Ord skaber følelser - følelser styrer adfærd