Digital transformation af årsrapporter i små virksomheder


Smidig- og billiggørelsen af den årlige indberetning til SKAT og Erhvervsstyrelsen er nok den bedste digitale transformationsgevinst, jeg har oplevet i mange år.


Jeg driver to små virksomheder, og skal som alle andre indsende årsrapporter til Selskabsstyrelsen og selvangivelser til SKAT. Tidligere skulle regnskaberne også revideres, men da revisionspligten bortfaldt for små virksomheder i 2012, benyttede jeg mig af muligheden for at slippe af med den omkostning.

Nogle vil måske rynke lidt på næsen over fravalg af revision, men jeg kan berolige alle med, at det blot var et kæmpe papircirkus. Der var ikke tale om nogen reel gennemgang af virksomhedernes dispositioner og ejheller et tjek af, om nu også hovedaktionæren kunne kende forskel på virksomhedens og sin egen økonomi. Det var en årlig omkostning på over 25.000 for at flytte et par tal rundt, udskrive en bunke papirer samt afholdelse af et møde af en halv times varighed, hvor de mange dokumenter skulle skrives under.

Med fravalget af revisionen fik jeg reduceret omkostningen til to gange 4.500 for årsrapporter og selvangivelser, og da min nye bogholder introducerede Penneo slap jeg tillige for at møde op og skrive under.

Efter min opfattelse var det stadig penge ud af vinduet.

Digital transformation i øjenhøjde

Stor var derfor min glæde, da jeg på konferencen Fremtidens Regnskab i 2018 blev præsenteret for Letregnskab, der havde digitaliseret processen med udarbejdelse af årsrapporter og selvangivelse, og min begejstring blev endnu større, da jeg erfarede at mit økonomisystem, Billy, havde integreret denne facilitetet som en standard til blot 1.645,- per selskab plus 1.250,- hvis selskaber skal sambeskattes.

Da jeg var færdig med bogføringen for 2018 aktiverede jeg straks årsregnskabsfunktionen i Billy og blev taget igennem et længere spørgeskema, som dog ikke var vanskeligt at udfylde. Systemet konstaterede et par ændringer, som jeg skulle foretage manuelt, hvorefter årsregnskab, selvangivelse og generalforsamlingsreferat kunne genereres. Billy har et samarbejde med en revisor, der ville klare sambeskatningsmanøvren.

Fordums tides fejl ser dagens lys

Da jeg skal taste en række grundoplysninger ind i Billys Letregnskab, opdager jeg til min store overraskelse og gru, at der har været fejl i i tidligere års selvangivelser udarbejdet af revisor og regnskabssagkyndige. Derfor griber jeg straks telefonen og kontakter SKAT. En helt igennem serviceminded medarbejder fortæller mig, hvad jeg skal gøre for at få rettet fejlene. Der er travlhed hos SKAT, hvilket jeg bliver gjort opmærksom på, men bliver også lovet, at de nok skal hjælpe med at få det på plads, inden der skal afleveres selvangivelse for 2018. I sidste uge modtog jeg så dokumentation for, at fejlene var blevet rettet, hvad jeg også kunne se på skat.dk. Nu kunne jeg færdiggøre Billys Letregnskab, der genererede alle nødvendige filer og herefter indberette årsrapporterne til Erhvervsstyrelsen og selvangivelserne til SKAT.

Billys Letregnskab er en no-brainer

Jeg ved dårligt, hvor jeg skal starte i min ros af denne digitale tranformation af det årlige rapporteringscirkus som Letregnskab og Billy nu tilbyder at simplificere. Her kommer de fordele, jeg oplevede.

  • Digitaliseringen kræver, at bogholderiet er korrekt, hvilket er et fremragende incitament til at få det på plads en gang for alle. Jeg har tidligere oplevet, at mine revisorer ikke var så gode til at hjælpe med at få strømlinet kontoplan og bogholderi, for det kunne man jo altid rette op ved årsregnskabet, hvad der så aldrig blev tid til.
  • Når bogholderiet er korrekt, tager det 10 kalenderdage at afslutte regnskabet og få genereret alt nødvendigt papirarbejde herunder de digitale filer, der skal indsendes til Selskabsstyrelsen og SKAT.
  • Du behøver ikke tale med en levende sjæl for at få det på plads, og din egen arbejdsindsats ligger på under 15 minutter per selskab.
  • Du er ikke afhængig af, hvornår din revisor eller bogholder har tid.
  • Det koster 1.645,- per selskab, hvilket er tårevædende og rørende billigt sammenlignet med den process, der fordrer rugbrødskrævende arbejdskraft.
  • Du får frigjort penge, energi og humør til opgaver, der gavner dine kunder og dig selv. What’s not to like?

Sandheden i skyen

Forudsætningen for, at dette praktisk kan lade sig gøre, er, at regnskabsystemet kører oppe i skyen. Integration til andre systemer og åbning af adgang for andre brugere er pærenemt (for mig, men har nok krævet en hel del krudt af udviklerne bag systemet).

Næste skridt må være, at vi kan vælge at give SKAT adgang til økonomisystemet, hvis de ønsker at tjekke, om alt nu også er, som det skal være. Det, synes jeg, ville være en helt fair deal.